Meldepflicht Kassensystem ab 2025: Was Unternehmer wissen müssen

Meldepflicht für elektronische Kassensysteme – die wichtigsten Fakten

Die Meldepflicht gilt sowohl für die Inbetriebnahme als auch für die Außerbetriebnahme. Ab dem Tag der Anschaffung oder Abmeldung haben Sie genau einen Monat Zeit, um Ihr System beim Finanzamt zu registrieren. Grundlage ist § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung.

Kassensysteme: Welche Systeme sind ab 2025 meldepflichtig

Die Pflicht betrifft eine ganze Reihe von Systemen. Dazu zählen elektronische Registrierkassen, PC-Kassensysteme sowie Tablet- oder App-basierte Lösungen. Auch Taxameter und Wegstreckenzähler können unter bestimmten Bedingungen dazu gehören. Nicht meldepflichtig sind beispielsweise Geldautomaten, Fahrscheinautomaten oder Waren- und Dienstleistungsautomaten.

Zur besseren Übersicht hier eine vereinfachte Darstellung:

Wenn Sie also in der Gastronomie ein Tablet-Kassensystem oder im Einzelhandel ein PC-System nutzen, betrifft Sie die neue Meldepflicht direkt. Auch wer schon seit Jahren eine Kasse im Einsatz hat, muss diese ab Januar 2025 nachträglich anmelden.

So funktioniert die Meldung beim Finanzamt

Die Meldung erfolgt beim zuständigen Finanzamt. Hierfür müssen verschiedene Angaben bereitgestellt werden, darunter Ihr Name und Ihre Steuernummer, die Anzahl der Kassensysteme pro Betriebsstätte, die Art des Kassensystems inklusive Softwareversion, Hersteller, Modell und Seriennummer. Außerdem sind Daten zur technischen Sicherheitseinrichtung, der sogenannten TSE, erforderlich, etwa die BSI-Zertifizierungs-ID und die Seriennummer.

Damit Sie vorbereitet sind, habe ich für Sie eine kleine Checkliste zusammengestellt, welche Angaben Sie bereithalten sollten:

● Name und Steuernummer

● Anzahl der Kassensysteme in Ihrer Betriebsstätte

● Hersteller, Modell und Seriennummer

● Genutzte Software mit Versionsnummer

● Art der TSE, Seriennummer und Zertifizierungs-ID

● Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme

Mit diesen Informationen können Sie Ihr Kassensystem fristgerecht beim Finanzamt anmelden.

Elektronische Kassenpflicht 2025: Übergangsfristen und bestehende Systeme

Die Pflicht gilt nicht nur für neue Systeme. Auch wenn Sie Ihre Kasse schon vor 2025 angeschafft haben, sind Sie verpflichtet, diese nachträglich zu melden. Eine verlängerte Übergangsfrist ist nicht vorgesehen.

Folgen bei Verstößen gegen die Meldepflicht für Kassensysteme

Unternehmer, die ihrer Meldepflicht nicht nachkommen, riskieren unangenehme Folgen. Neben Bußgeldern kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung infrage stellen. Dies kann zu zusätzlichen Prüfungen und im schlimmsten Fall zu Steuernachzahlungen führen.

Anforderungen an elektronische Kassensysteme und technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Neben der Meldepflicht gelten weitere Anforderungen für Kassensysteme. Besonders wichtig ist die technische Sicherheitseinrichtung, die Manipulationen verhindern soll. Sie können zwischen einer Hardware-Lösung und einer Cloud-TSE wählen. In beiden Fällen müssen die Daten vollständig und korrekt angegeben werden.

Ich bin gerne für Sie als Steuerberater da

Sind Sie unsicher, ob Ihr Kassensystem von der Meldepflicht betroffen ist oder möchten Sie die Anmeldung nicht selbst übernehmen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf. Ich berate Sie gerne, als Steuerberater für Gastronomie und Hotellerie in Hamburg, zu den gesetzlichen Vorgaben, prüfe Ihr bestehendes System und begleite Sie bei der fristgerechten Meldung.